JOB POSTING
Administrative Assistant
About the New Brunswick Interscholastic Athletic Association (NBIAA)
The NBIAA is the governing body of high school sports, where we create, promote and facilitate positive sporting experiences in an educational environment in the province of New Brunswick. We are an association made up of 76 public and private member schools and offer 16 sporting activities to approximately 16,000 student-athletes. The NBIAA office is located in Fredericton, New Brunswick.
Job Objective
The Administrative Assistant reports to the Executive Director and to the Executive Committee and is responsible for the coordination and management of a variety of administrative functions for the association.
Responsibilities
Maintains the financial records of the Association, which includes all account debits and credits, financial budget and year-end review.
Coordinate meeting logistics and keeps accurate minutes to be circulated to all members.
Types, proofreads and translates correspondence, forms and other documents.
Responds to incoming requests, inquiries and correspondence from our members in an appropriate and professional manner.
Coordinate the purchasing and distribution of awards and publications.
Ability to communicate effectively with the Executive Director and to keep them informed of information that impacts the association, its members and its programs.
Assists in the maintenance of the Association’s website.
Supports and assists the Executive Director in sports administration tasks and projects.
Other administrative related duties as assigned.
Essential Qualifications
Graduate of a recognized Business / Office Administration Program or equivalent.
Minimum of two (2) years’ experience in office administration.
Excellent administrative, organizational and time management skills.
Excellent verbal and written communication skills required in both English and French (Advanced +).
Computer literacy and strong keyboarding skills.
Preferred Assets
Technological competent in Microsoft Office, Sage Accounting Software and social media platforms.
Detail oriented and works with a high degree of accuracy.
Ability to multitask and prioritize in an environment with multiple deadlines and concurrent activities.
Must be able to take initiative and to complete projects with limited supervision.
This is a full-time position starting September 2022 with a work schedule of 40 hours per week and is located in Fredericton, NB. The starting salary range is between $40,000 to $45,000 based on qualifications and experience, with 6-8 weeks’ vacation, plus medical & dental benefits. NBIAA employees are not participants in the NB Government Pension System.
Qualified individuals must submit a concise cover letter and resume outlining salary expectations, employment experiences, educational qualifications and names of three work related references with telephone numbers to the NBIAA – ASINB Executive Director by email: nbiaa@gnb.ca as soon as possible. Only candidates who have been selected for an interview will be contacted.
AFFICHAGE DE POSTE
Adjointe administrative ou adjoint administratif
À propos de l’Association sportive interscolaire du Nouveau-Brunswick (ASINB)
L’ASINB est l’organe directeur du sport dans les écoles secondaires, au sein duquel nous créons, encourageons et facilitons les expériences sportives positives dans un cadre éducatif au Nouveau-Brunswick. Nous sommes une association sportive composée de 75 écoles membres des secteurs publics et privés. Nous offrons à quelque 16 000 élèves-athlètes la possibilité de participer à 16 disciplines sportives. Le bureau de l’ASINB est situé à Fredericton, au Nouveau-Brunswick.
Objectif du poste
L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif relève de la directrice générale et du comité exécutif. Elle ou il est responsable de la coordination et de la gestion de diverses fonctions administratives de l’Association.
Responsabilités
Tenir les registres financiers de l’Association, ce qui inclut tous les débits et crédits de compte, le budget financier et l’examen de fin d’année.
Coordonner la logistique des réunions et rédiger des comptes-rendus précis qui seront distribués à tous les membres.
Taper, relire et traduire la correspondance, les formulaires et autres documents.
Répondre aux demandes, aux requêtes et à la correspondance de nos membres de manière appropriée et professionnelle.
Coordonner l’achat et la distribution des prix et des publications.
Avoir la capacité de communiquer efficacement avec la directrice générale et à la tenir informée des renseignements qui ont une incidence sur l’Association, ainsi que les membres et les programmes de cette dernière.
Contribuer à la mise à jour du site Web de l’Association.
Soutenir et aider la directrice générale dans les tâches et projets liés à l’administration des sports.
Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins.
Compétences de base
Grade, diplôme ou expérience équivalente en administration des affaires ou de bureau;
Minimum de deux (2) ans d’expérience en administration de bureau;
Excellentes compétences en matière d’administration, d’organisation et de gestion du temps;
Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite requises en anglais et en français (niveau avancé +).
Connaissance de l’informatique et solide maîtrise du clavier.
Atouts privilégiés
Avoir les compétences technologiques dans l’utilisation de Microsoft Office, du logiciel de comptabilité Sage et des plateformes de médias sociaux.
Avoir le souci du détail et travailler avec un haut degré de précision.
Avoir la capacité d’effectuer plusieurs tâches en même temps et d’établir des priorités dans un contexte où les échéances sont multiples et les activités sont simultanées.
Être capable de prendre des initiatives et de mener à bien des projets dans le cadre d’une supervision limitée.
Il s’agit d’un poste à temps plein qui commence en septembre 2022 avec un horaire de travail de 40 heures par semaine. Le titulaire du poste travaillera à Fredericton, au Nouveau-Brunswick. L’échelle salariale initiale se situe entre 40 000 $ et 45 000 $ selon les compétences et de l’expérience; six à huit semaines de vacances sont offertes, ainsi qu’un régime d’avantages sociaux pour les soins médicaux et dentaires. Les employés de l’ASINB ne participent pas au régime de retraite dans les services publics du Nouveau-Brunswick.
Les personnes qualifiées sont invitées à présenter une lettre d’accompagnement et un curriculum vitæ concis décrivant leurs attentes salariales, leur expérience professionnelle, leur formation ainsi que le nom et le numéro de téléphone de trois personnes pouvant fournir des références professionnelles. Prière d’envoyer le tout à la directrice générale de l’ASINB par courriel à nbiaa@gnb.ca dès que possible. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
